Onze klant
Een elektrotechnische groothandel.
Het vraagstuk
De groothandel heeft veel producten in het assortiment. De producten zijn ingedeeld in productgroepen. Deze productgroepen werden één keer per jaar aangepast voor de geprinte catalogus en de website. De reden hiervoor was dat het te kostbaar werd om een nieuwe productintroductie veel vaker uit te voeren. De bestaande procesinrichting en ondersteunende middelen waren niet ingericht om het assortiment op efficiente wijze frequenter aan te passen.
De wensen van de groothandel:
- geprinte catalogus halfjaarlijks uitbrengen
- per doelgroep of zelfs per klant (met eigen huisstijl) een digitale catalogus digitaal of gedrukt (on demand) uitbrengen
- productacties en samengestelde producten op dagbasis aanbieden op de website
Randvoorwaarde die onze klant stelde aan het project, was dat de investering binnen 1 jaar moest worden terugverdiend. De baten konden komen uit omzetverhoging, kostenverlaging of risicovermindering.
Onze aanpak
1. We hebben een quickscan én een brainstormsessie gedaan op de organisatie- en ICT-inrichting. Zo kregen we snel inzicht in waar onze klant op dat moment stond en waar hij naar toe wilde.
2. De quickscan is vertaald naar een praatplaat, waarin de bestaande situatie van een nieuw productintroductie globaal werd weergegeven. De rode pijlen vertegenwoordigen de handmatige acties wanneer een nieuw product of een nieuwe productgroep in het assortiment werd opgenomen.
3. We hebben alle bevindingen samengevat en op conceptueel niveau een nieuwe situatie geschetst:
4. Op basis van de nieuwe situatieschets hebben wij het proces hergedefinieerd en een oplossingsrichting uitgewerkt in een prototype. Door middel van experimenten hebben we getoetst of de oplossingsrichting zou voldoen aan de verwachtingen. Dit leverde vervolgens input voor het advies met bijbehorende begroting.
Ons advies
Herdefinieer het proces verder in detail en zoek of bouw hiervoor één geïntegreerde ICT-oplossing die dit nieuwe proces ondersteunt.
Realisatie van de oplossing
Op basis van het advies heeft de directie het project goedgekeurd en zijn wij gestart met de verdere detaillering van het nieuwe proces en de bouw van de geadviseerde oplossing (in twee fasen).
Fase 1: alle gestructureerde en ongestructureerde productinformatie (data, tekst, plaatjes, documenten en overige content) onderbrengen in een Enterprise Content Management oplossing (ECM) en deze integreren met een nieuwe e-commerce oplossing, om de bestaande website en webwinkel te vervangen. Vervanging was nodig om een goede basis te hebben voor fase 2.
Fase 2: het gehele NPI-proces (procedures, taken, rollen etc. inclusief ondersteunende software) vervangen. Binnen een nieuw ontwikkelde workflowmanagementconsole voor productinformatie wordt het gehele NPI-proces bewaakt, beheerd en gepubliceerd en/of beschikbaar gesteld voor andere systemen.
Resultaat
- Het proces van de introductie van een nieuw product is voor de website versneld naar 1 dag (was een jaar), waarbij geen ICT-medewerker meer nodig is om het proces te ondersteunen. Het assortiment is groter gemaakt, waarbij elk half jaar nieuwe afspraken gemaakt worden over welke producten wel op de website en niet in de catalogus worden gepubliceerd.
- Het beheer van de productinformatie gaat een stuk eenvoudiger en sneller. Op elk moment is te zien waar een product(groep) zich in het NPI-proces bevindt, welke informatie ontbreekt (en welke afdeling of medewerker hiervoor verantwoordelijk is) en wie in het goedkeurproces nog akkoord moet geven. Door systeemintegratie wordt handmatige invoer (met alle risico’s) en fouten in andere systemen voorkomen, beperkt en/of sneller opgelost.
- Informatie wordt beter verrijkt en vertaald met gelokaliseerde data. Hierdoor is o.a. betere cross-sell en up-sell mogelijk. Combinaties (samengestelde producten) en acties op de webwinkel worden nu ook ondersteund, waardoor onze klant sneller kan inspelen op de behoeften uit de markt.
- De gepubliceerde digitale catalogus kan per doelgroep gepersonaliseerd worden, maar ook direct omgezet worden naar PDF.
- Onze klant heeft geen verplichte licentie- en supportkosten meer, omdat het oude CMS-systeem en de e-commerce oplossing is vervangen door een oplossing die gebaseerd is op opensource-componenten.
- Daarnaast hebben we een framework voor continue procesverbetering gerealiseerd. In een nieuw ingerichte afdeling werken medewerkers Sales, Product Management, Marketing, Communicatie en het ontwikkelteam in een netwerkstructuur gezamenlijk aan de roadmap.
- Er is meer dan voldaan aan de ROI-randvoorwaarde: binnen 10 maanden na livegang is de de investering in dit project terugverdiend.